Юридическая сила факсовых документов.

Обмен  документами  посредством факсимильной или электронной связи  уже давно считается чем-то само собой разумеющимся. Однако возможность обмениваться документами за считанные секунды без их оформления на бумажном носителе с собственноручными подписями уполномоченных лиц и оригинальными оттисками печатей, впоследствии может привести к серьезным юридическим ошибкам.  Заключение договора по факсу столь же удобно, как и рискованно. В случае возникновения  разногласий Вас могут ожидать  неприятные сюрпризы.

Например: ваш партнер может заявить в суде, что никакого факса он вообще не получал, а потому ваши требования поставить товар ему совершенно непонятны. Или заявить, о том, что он не получал уведомления о готовности оборудования к приемке-передаче, а отправка вами факсового документа не позволяет достоверно установить,  что он исходит от стороны по спору, и  в  договоре не определено, что данный порядок обмена документам имеет юридическую силу.

Что нужно учесть при работе с такими документами, чтобы обеспечить им юридическую силу?

В соответствие с п. 2 ст. 434 ГК РФ, договор может быть заключен путем обмена документами посредством факсимильной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по договору.

Согласно п. 3 ст. 75 АПК РФ, документы, полученные посредством факсимильной, электронной или иной связи, допускаются в качестве доказательств в случаях и в порядке, которые установлены федеральным законом, иным нормативным актом или договором.

Для того, чтобы впоследствии быть уверенными в юридической силе подобных документов  следует выполнять следующие условия.

1.       В тексте договора четко оговорить типы и виды документов, которые будут передаваться по факсу и электронной почте, т.е. подробно прописать процедуру факсимильного и  электронного документооборота между  партнерами. Указать надлежащие адреса электронной почты, факсовые номера, с которых стороны будут направлять корреспонденцию. Также можно указать обязательные реквизиты, иные данные, которые должна содержать передаваемая корреспонденция. Кроме того, можно включить в договор условие о последующем обмене оригиналами таких документов в оговоренные сроки.  Как, показывает судебная практика, если такое условие включено в текст договора,  обмен документами  будет рассматриваться как обмен, с соблюдением всех необходимых требований и в надлежащей форме.

2.       Вести журнал учета приема-передачи значимых факсимильных и электронных сообщений.

3.        При большом объеме документооборота, передаваемого посредством электронной либо факсимильной связи, производить ежемесячный акт сверки переданной/полученной корреспонденции.

Зафиксированные договоренности сложнее  оспорить. Это позволит сторонам быть уверенными в юридической силе документов, переданных по факсу или электронной почте,  с соблюдением прописанной в договоре процедуры.